Airbnb in Portugal: Gästeregistrierung mit automatischen Nachrichten komplett automatisieren

Viele Airbnb-Gastgeber in Portugal verbringen nach jeder Buchung Zeit damit, Passdaten einzusammeln, abzutippen und an SIBA zu übermitteln. Dabei lässt sich der ganze Ablauf fast vollständig automatisieren.

Schritt 1: Geplante Nachricht in Airbnb anlegen

Airbnb bietet unter Nachrichten die Funktion geplante Nachrichten. Legen Sie dort eine Nachricht an, die zum Beispiel drei Tage vor der Anreise automatisch verschickt wird. Bei Booking.com gibt es mit den Nachrichtenvorlagen und automatischen Nachrichten eine vergleichbare Funktion.

Schritt 2: Check-in-Link einfügen

Fügen Sie in die Nachricht einen persönlichen Check-in-Link ein. Der Gast öffnet ihn auf dem Handy, scannt seinen Pass oder tippt die Daten ein – fertig. Eine Vorlage:

Hallo! In Portugal sind wir gesetzlich verpflichtet, alle Gäste bei der Behörde (AIMA) zu melden. Bitte füllen Sie vor Ihrer Anreise kurz dieses Formular aus (dauert 1 Minute, auch per Pass-Scan): [IHR CHECK-IN-LINK]. Vielen Dank und gute Anreise!

Schritt 3: QR-Code als Absicherung

Nicht jeder Gast liest Nachrichten vor der Anreise. Hängen Sie deshalb zusätzlich einen QR-Code in der Unterkunft auf, etwa neben der Tür oder auf dem Willkommensordner. Wer das Formular vorher vergessen hat, erledigt es in einer Minute vor Ort.

Was passiert danach?

Sobald der Gast die Daten abschickt, prüft die Software automatisch, ob eine Meldung nötig ist. Portugiesen und Personen mit Wohnsitz in Portugal müssen nicht gemeldet werden. Alle anderen werden innerhalb der Frist an die AIMA übermittelt.

Warum nicht einfach Airbnb nutzen?

Airbnb und Booking geben die Namen und Passdaten der Gäste nicht an externe Systeme weiter. Eine automatische Meldung direkt aus der Buchung ist deshalb nicht möglich – der Gast muss seine Daten selbst eingeben. Genau dafür ist der Check-in-Link da.

Fazit

Mit einer einmal eingerichteten Nachricht und einem QR-Code entfällt das Hinterherlaufen nach Passdaten komplett. CheckinSimple liefert Link, QR-Code und automatische AIMA-Meldung in einem. Zwei Monate kostenlos testen, ohne Kreditkarte.